3 tips voor een succesvolle ICT aanbesteding

Een aanbesteding doen, is een terugkomend ritueel voor elke publieke organisatie. Hoe maak je van dit vaak lange traject nu een succes? Lees mijn 3 tips voor een succesvolle aanbesteding. 

Tip 1. Zie je aanbesteding als een kans

De wereld van ICT verandert enorm snel, daarom moeten we continu mee veranderen. Een aanbesteding is een goed (verplicht) moment om stil te staan bij vragen als: voldoet mijn product nog wel aan de eisen van de organisatie? Zijn er functionaliteiten die niet worden gebruikt, maar wél worden betaald? En hebben we onze contracten, SLA’s en exit plannen eigenlijk nog wel op orde?  

In de dagelijkse routine heb of neem je de tijd niet om naar deze vragen te kijken. Een aanbesteding is dan bij uitstek een goed moment om dit wél te doen. Zo krijg je de kwaliteit die bij je past en voorkom je dat de aanbesteding een doel op zichzelf wordt.  

Tip 2. Houd je doel voor ogen

Of je nou laptops, software of een dienst inkoopt, je doet dit altijd met een doel voor ogen. Het ingekochte product is nooit dit doel, maar een middel om het te bereiken. Benoem dit dus ook duidelijk op deze manier in de aanbesteding. Beschrijf dus niet als aanbestedingsdoel: 

– Wij willen een risicomanagementsysteem inkopen voor de afdeling financiën. 

Maar eerder: 

– De afdeling financiën wil overzicht in haar risico’s voor een professionele bedrijfsvoering. 

Met welke oplossing dit nu uiteindelijk gebeurt, is minder belangrijk. Zolang het jouw uiteindelijke doel maar dient. Op deze manier stel je ook alle specialisten in staat om vanuit het grotere doel te adviseren.  

Tip 3. Betrek alle specialisten vanaf de start

Een van de specialisten zei ooit over een andere aanbesteding: ‘ik kreeg laatst een programma van eisen toegestuurd. Of ik er diezelfde dag nog even naar kon kijken, want morgen is de publicatie’. 

Het is daarom beter om alle specialisten (zoals privacy, informatiebeveiliging en contractmanagement) al vanaf het begin bij je aanbesteding te betrekken. Deze disciplines bepalen misschien niet het eindproduct, maar hebben een grote stem in alle randvoorwaarden. Nodig ze uit bij je kick-off en stuur de planning rond. Vraag ze actief naar input, zodat jij in ieder geval niet degene bent die ze op het laatste moment nog ‘even’ het programma van eisen laat doorlopen.